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Datenschutzhinweis: Ihre Daten werden ausschließlich zur Erzeugung Ihrer Datenschutzerklärung genutzt. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Was ist eine Datenschutzerklärung und warum ist sie erforderlich?

Mit einer Datenschutzerklärung informieren Sie die Nutzer Ihrer Homepage jederzeit darüber, wie Sie als Betreiber eine Website oder eines Onlineshops mit den Nutzerdaten umgehen. Gemeint sind damit personenbezogene Daten, also Daten, die einen Rückschluss auf eine natürliche Person zulassen. Das sind zum Beispiel:

  • Name
  • Adresse
  • Geburtsdatum
  • Telefonnummer
  • Kontodaten
  • IP-Adresse

Zweck der Datenschutzerklärung ist, dass der Nutzer jederzeit Informationen darüber erhält, welche Daten Sie erheben, was Sie damit machen, ob Sie sie an Dritte weitergeben und warum Sie das tun – sprich: wie personenbezogene Daten auf Ihrer Website verarbeitet werden. So sieht es das Datenschutzrecht vor. Doch auch für Sie ist das von Vorteil. Denn wenn Sie gegenüber Ihren Kunden transparent mit Ihren Daten umgehen, gewinnen Sie bestenfalls Kunden und deren Vertrauen.

Datenschutz im Internet: Was sind die Grundsätze des Datenschutzes?

Es gibt verschiedene Grundsätze, nach denen Datenschutz in Deutschland sich richtet. Die wichtigsten Grundsätze:

Verbot mit Erlaubnisvorbehalt

Der allerwichtigste Grundsatz. Er besagt, dass Sie grundsätzlich gar keine personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen dürfen. Ausnahme: Sie haben eine Erlaubnis. Die kann entweder aus dem Gesetz kommen oder der Nutzer hat eingewilligt.

Beispiel: Ein Nutzer füllt ein Formular auf Ihrer Homepage aus, damit Sie ihn mit diesen Angaben zu Ihren Produkten telefonisch beraten können. Sie möchten ihm aber auch noch einen Newsletter an die angegebene Mail-Adresse schicken. Ihr Nutzer muss vor der Absendung aktiv einwilligen, dass Sie ihn telefonisch kontaktieren, um ihn zu beraten, und dass Sie seine E-Mail-Adresse nutzen, um ihm einen Newsletter zuzusenden.

Datensparsamkeit

Sie dürfen nur so viele Daten erheben, wie Sie für den jeweiligen Zweck brauchen.

Beispiel: Ein Kunde bestellt über Ihre Website ein Produkt. Im Bestellvorgang fragen Sie folgende Informationen ab: seine Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kontodaten und Geburtsdatum. Die Telefonnummer ist wahrscheinlich nicht erforderlich, wenn Sie keine telefonischen Rückfragen stellen oder ihn bei der Auslieferung kontaktieren müssen. Auch das Geburtsdatum brauchen Sie nicht, wenn es nicht zum Beispiel Alkohol oder andere altersbeschränkte Produkte verkaufen.

Zweckbindung

In diesem Zusammenhang spielt auch die Zweckbindung eine Rolle: Sie dürfen die Daten nur zu dem Zweck verarbeiten, zu dem Sie sie erhoben haben.

Beispiel: Für den Zweck der Abwicklung der Bestellung brauchen Sie das Geburtsdatum nicht. Brauchen Sie sie doch, weil Sie zum Beispiel Filme mit FSK 18 verkaufen und das Alter prüfen müssen, müssen Sie dies angeben. Zu einem anderen Zweck dürfen Sie das Datum dann nicht verwenden.

Datenrichtigkeit

Die Daten müssen jederzeit inhaltlich und sachlich korrekt und aktuell sein.

Beispiel: Senden Sie Ihrem Kunden im Rahmen eines Abos regelmäßig Waren zu, müssen Sie die Adresse anpassen, sobald er Sie auf die Änderung hinweist.

Datensicherheit

Sie müssen dafür sorgen, dass die Daten jederzeit geschützt werden, wenn sie bei Ihnen verarbeitet werden:

  • Vor dem Zugriff unbefugter Personen
  • Vor der Manipulation und technischen Defekten
  • Davor, dass sie entfernt werden

Besonderheit: Der Schutz bezieht sich auf sämtliche Daten, nicht nur auf personenbezogene Daten. Vor allem in technischer und organisatorischer Hinsicht müssen Sie für Datensicherheit sorgen, wenn Daten bei Ihnen verarbeitet werden. Welche Maßnahmen dabei angemessen sind, orientiert sich daran, wie schutzbedürftig die Daten sind.

Beispiel: Sie verwenden eine Software, die Daten nicht vollständig speichert oder auf die Unbefugte Zugriff haben. Sie müssen die technischen Mängel beseitigen und auf eine sichere Software umsteigen.

Sie können sich dabei an folgenden Kontrollmechanismen orientieren:

  • Zutrittskontrolle
  • Zugangskontrolle
  • Zugriffskontrolle
  • Weitergabekontrolle
  • Eingabekontrolle
  • Auftragskontrolle
  • Verfügbarkeitskontrolle
  • Trennung von Daten unterschiedlicher Zwecke

Welche Webseiten brauchen eine Datenschutzerklärung?

Wenn Sie eine Website betreiben, müssen Sie in der Regel auch eine Datenschutzerklärung vorhalten. Zu den betroffenen Unternehmen gehören Sie, wenn Sie einen Onlineshop haben genauso, wie wenn Sie sonstige Dienstleistungen anbieten oder bewerben. Sobald Sie also personenbezogene Daten Ihrer Besucher erheben, verarbeiten, an Dritte übermitteln oder sonstwie nutzen, brauchen Sie eine Datenschutzerklärung mit den entsprechenden Informationen.

Viele Menschen denken „ach, ich verkaufe ja nichts, dann brauche ich die Datenschutzerklärung nicht.“ Doch das ist ein Trugschluss: Sobald Sie ein Tracking-Tool verwenden, WordPress verwenden oder die Website über einen externen Hoster hosten, sind auch Sie betroffen. Das gilt auch, wenn Sie im europäischen Ausland Ihre Website betreiben.

Bei Websites außerhalb der EU ist es dagegen nicht ganz so einfach: Dann brauchen Sie eine Datenschutzerklärung nur, wenn Sie Ihre Dienstleistungen und Produkte EU-Bürgern anbieten oder Sie eine Niederlassung in der EU haben.

Welche Inhalte werden in der Datenschutzerklärung benötigt?

Das Wichtigste vorweg: Eine Datenschutzerklärung muss jederzeit für jeden einzelnen Vorgang, bei dem Daten verarbeitet werden, folgende Fragen beantworten:

  • Welche Daten erheben Sie?
  • Was machen Sie mit den Daten?
  • Wie lange speichern Sie die personenbezogenen Daten der Nutzer?
  • Geben Sie die Daten an Dritte weiter?

Dazu gehören alle Bereiche, bei denen Sie in irgendeiner Form Daten Ihrer Kunden aufnehmen, speichern, verwenden, weitergeben.

Beispiele:

  • Trackingtools, um Aktivitäten Ihrer Nutzer zu tracken (Google Analytics, ETracker)
  • Social Media-Buttons, über die man Ihre Produkte liken kann (Facebook, Twitter, Instagram)
  • Newslettertools, über die Sie Ihre Newsletter versenden (Newsletter2Go)
  • Tools zur Erstellung eines Nutzerprofils (Profiling), um den Verkaufsprozess zu optimieren

Wann ist eine Einwilligung erforderlich und wann reicht ein Hinweis in der Datenschutzerklärung?

Es reicht aber in manchen Fällen nicht aus, wenn Sie die Informationen in die Datenschutzerklärung aufnehmen. Das ist immer dann so, wenn die Daten eigentlich für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich sind oder wenn Sie die Daten an Dritte weitergeben. Deshalb dürfen Sie die Einwilligung auch nicht einfach in der Datenschutzerklärung verstecken.

Beispiel: Die Bestelldaten möchten Sie an ein Unternehmen zur Bonitätsprüfung weitergeben, um die Zahlungsfähigkeit zu prüfen.

Die Einwilligung muss der Nutzer aktiv erteilen, also er muss etwas tun, um einzuwilligen.

Beispiel: Der Nutzer wünscht eine telefonische Beratung zu Ihrem Produkt und füllt dazu ein Formular aus. Sie möchten ihm an die angegebene Mail-Adresse eine Newsletter senden. Der Nutzer muss aktiv den Haken setzen, wenn er wünscht, einen Newsletter zugesendet zu bekommen. Sie dürfen den Haken nicht vorher setzen.

Checkliste: Was gehört in die Datenschutzerklärung?

Sie müssen in der Datenschutzerklärung folgende Angaben machen:

  1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
    Nennen Sie die Kontaktdaten des Seitenbetreibers
  2. Wer ist der Datenschutzbeauftragte?
    Sofern ein Datenschutzbeauftragter in Ihrem Unternehmen vorhanden ist, müssen Sie auch seine Kontaktdaten angeben.
  3. Rechtgrundlage
    Nennen Sie für die jeweilige Datenverarbeitung die konkrete Rechtsgrundlage: Ergibt Sie sich aus dem Gesetz oder der Einwilligung
  4. Die Zwecke, für die Daten verarbeitet werden sollen
  5. Wenn Sie die Daten an Dritte weitergeben: Warum haben Sie oder der Dritte ein berechtigtes Interesse daran, das den Datenschutz überwiegt?
  6. Bei Datenübertragung ins Ausland: Absicht, die Daten ins Ausland zu übertragen
  7. Dauer der Speicherung oder Kriterien für Festlegung der Dauer
  8. Welche Rechte stehen den Nutzern zu, deren Daten Sie verarbeiten?
    Wenn Sie personenbezogene Daten Ihrer Nutzer verarbeiten, haben diese bestimmte Rechte. Das sind:

    • Auskunft
    • Berichtigung
    • Löschung
    • Widerspruch
    • Recht auf Datenherausgabe und Übertragbarkeit
    • Information, dass Betroffene ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde haben

Was bedeutet „Daten löschen“?

Ihre Nutzer haben ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten. Das bedeutet: Sie müssen die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden löschen, sobald der Erhebungszweck weggefallen ist oder der Kunde die Einwilligung widerrufen hat.

Beispiel: Der Bestellvorgang ist abgeschlossen; Der Kunde hat seine Einwilligung zum Empfang des Newsletters widerrufen

Auch wenn der Kunde ausdrücklich wünscht, dass Sie seine Daten löschen, und Sie keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung der Daten haben, müssen Sie seinem Wunsch nachkommen.

Beispiel für gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung:
Steuerlich kann es eine Pflicht geben, Kundendaten für 10 Jahre zu speichern.

Ist die Speicherfrist abgelaufen oder der Zweck weggefallen und sind Sie nun an der Reihe, die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden zu löschen? Dann sollten Sie wissen, dass genau dafür zu tun ist. Denn: Dafür reicht es nicht aus, den Kundenzugang zu sperren.

Die DSGVO unterscheidet zwischen Löschen der Dateien und Vernichten der Dateien. Müssen Sie Daten löschen, reicht es aus, diese zu anonymisieren. Sie müssen dabei sicherstellen, dass weder der Verantwortliche noch Dritte ohne unverhältnismäßigen Aufwand einen Personenbezug herstellen können. Sie können also die Daten anonymisieren und die Logdateien löschen. Müssen Sie dagegen Daten vernichten, müssen sie diese rückstandslos beseitigen.

Wichtig: Dokumentieren Sie, wie Sie welche Daten gelöscht haben. Das kann im Falle eines Prozesses als Nachweis dienen. Daten lediglich vor einem Zugriff zu sperren, reicht dagegen nicht aus, um dem Löschantrag eines Kunden nachzukommen.

Datenschutz im Internet: Was bedeutet „Daten anonymisieren“?

Was aber passiert eigentlich, wenn Sie Daten anonymisieren?

Wenn Sie Daten anonymisieren, dann verändern Sie personenbezogene Daten so, dass diese Daten nicht mehr oder nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können.

Tatsächlich ist die vollständige Anonymisierung aber schwer realisierbar. Eine andere Option ist es daher, die Daten zu pseudonymisieren. Hier wird der Name oder ein anderes Identifikationsmerkmal durch einen Code ersetzt. Dieser besteht in der Regel aus einer Buchstaben- oder Zahlenkombination.

Hierdurch können Sie ebenfalls ausschließen, dass anderen die Feststellung der Identität des Betroffenen feststellen können oder es jedenfalls wesentlich erschweren. Es bleiben also Bezüge verschiedener Datensätze erhalten.

Das Datenschutzrecht erlaubt im Regelfall eine bloße Pseudonymisierung.

Pseudonymisierung

Ein Nutzer verwendet als E-Mail-Adresse und Nickname ein Pseudonym, um auf Ihren Seiten Kommentare zu hinterlassen. Andere Nutzer erkennen so seine wahre Identität nicht. Wenn Sie jedoch seine wahre Identität kennen, können Sie diese zum Beispiel herausgeben, wenn ein strafrechtliches Verfahren gegen den Nutzer eingeleitet wird.

Testergebnisse in einer Universität sollen ausgehangen, aber der Name der Studenten nicht öffentlich gemacht werden. Die Studenten teilen dem Aushängenden auf den Prüfungsblättern ein Pseudonym mit, das nur sie und er kennen.

Anonymisierung

Sie haben einen Onlineshop und löschen die Kundennummer, die keinem Datenelement zugeordnet ist. Nun können die Bestellungen keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden. Der Kunde ist anonymisiert.

Die Prüfungsblätter der Tests im linken Beispiel werden vernichtet. Die Angaben aus dem Notenaushang sind nun für die Allgemeinheit anonymisiert. Nur der einzelnen Student, der sein Pseudonym kennt, könnte den Eintrag auf dem Aushang wiedererkennen.

Eine geheime Abstimmung bei Wahlen: Hier ist nachvollziehbar, wer gewählt hat, aber man kann nicht mehr zuordnen, welcher Wähler welchen Wahlzettel eingeworfen hat.

Wo muss die Datenschutzerklärung auf der Website untergebracht werden?

Sie müssen Ihre Datenschutzerklärung für die Nutzer verständlich, transparent, jederzeit leicht zugänglich gestalten, einfach schreiben und die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung nennen. Aber was genau bedeutet eigentlich leicht zugänglich?

Wichtig ist, dass die Datenschutzerklärung für Ihre Leser von jedem Ort der Website aus schnell erreichbar ist. Er muss jederzeit die Möglichkeit haben sich darüber zu informieren, wie Daten bei Ihnen verarbeitet werden. Sie müssen die Datenschutzerklärung also nicht nur irgendwo auf einer eigenen Seite unterbringen. Diese Seite muss gut sichtbar von jeder Seite aus abrufbar sein. Sie können sich an folgender Regel orientieren: Ihr Nutzer sollte nicht mehr als zweimal klicken müssen, um auf Ihre Datenschutzerklärung zu gelangen.

Praxisipp: Verlinken Sie die Datenschutzerklärung am besten im Footer. Dort findet sich überlicherweise auch der Link auf das Impressum.

Wie muss die Datenschutzerklärung sonst gestaltet sein?

  • Achten Sie darauf, dass die Datenschutzerklärung die gleiche Schriftart, -größe und den gleichen Stil hat wie die sonstigen Inhalte. Sie darf nicht hinter den anderen Inhalten untergehen, wie das „Kleingedruckte“. Ebenfalls sollte der Kontrast zwischen Hintergrund und Schriftfarbe hoch genug sein.
  • Wir empfehlen außerdem, eine Druckversion oder einen PDF-Download anzubieten.
  • Transparenter und leichter verständlicher wird Ihre Datenschutzerklärung, wenn Sie den Inhalt sinnvoll strukturieren und gliedern.

Kann ich bei bei fehlender oder fehlerhafter Datenschutzerklärung abgemahnt werden?

Da ist eine ganze Menge zu tun. Fragen Sie sich jetzt auch „Muss ich das wirklich alles umsetzen? Oder was kann mir passieren, wenn ich das nicht mache?“. Dann können wir nur sagen: Ja, sollten Sie. Denn wenn Sie es nicht oder nicht richtig tun, droht Ihnen einiges.

  • Sie können abgemahnt werden.
  • Sie können zu Bußgeldern bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % Ihres weltweiten Vorjahresumsatzes verdonnert werden.
  • Sie können vor Gericht gezerrt werden.
  • Deshalb raten wir Ihnen dringend davon ab, die Hände in den Schoß zu legen und zu hoffen, dass Ihnen nicht passiert. Reagieren Sie auf Anfragen von Nutzern und auf Beschwerden von Datenschutzbehörden. Denn sonst kann es teuer werden.

Wer kann Sie abmahnen?

Abmahnen kann Sie allerdings nicht jeder. Nur wer Ihr Mitbewerber ist, wer also in geschäftlicher Konkurrenz zu Ihnen steht, darf Sie abmahnen. Denn wenn Sie als Betreiber einer Webseite, mit der Sie nicht ausschließlich private Zwecke verfolgen, keine Datenschutzerklärung haben, verstoßen Sie zwar gegen die DSGVO und gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Aber nur, wer im Wettbewerbsverhältnis zu Ihnen steht, darf Sie deswegen auch abmahnen. Anderenfalls kann er sich unter Umständen sogar schadensersatzpflichtig machen.

Datenschutz im Internet: Brauche ich eine Datenschutzerklärung für Social Media Kanäle?

Nicht nur die eigene Website muss eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung enthalten. Auch wenn Sie Facebook, Twitter, Instagram, YouTube und Co. etwa für Werbung nutzen, müssen Sie sich um eine korrekte – eigene – Datenschutzerklärung kümmern. Denn kürzlich hat der EuGH entschieden, dass bei Datenschutzverstößen Facebook selbst und auch die Betreiber der Fanpage verantwortlich sind – und zwar gemeinsam.

Wichtig:

  • Die Datenschutzerklärung der eigenen Homepage reicht nicht aus.
  • Die Grundsätze gelten nicht nur für Facebook, sondern für sämtliche Social Media Plattformen.
  • Für die einzelnen Erklärungen gibt es verschiedene Vorlagen. Diese erhalten Sie bei eRecht24-Premium in Form fertiger Erklärungen. Sie können entweder die Erklärungen auf der eigenen Webseite einbinden und diese Unterseiten auf Ihren Social Media Profilen verlinken. Oder Sie erstellen sie auf den Profilen direkt die Erklärung.

Die Erklärung bei Facebook können Sie an verschiedenen Stellen einbinden:

  1. In der Seitenbeschreibung. Problematisch ist, dass Sie hier nur 255 Zeichen eintragen können. Sie können hier zwar einen Link zur Ihrer Datenschutzerklärung der eigenen Homepage platzieren. Mehr Infos bekommen Sie dann aber an der Stelle nicht unter.
  2. Als Notiz. Dazu müssen Sie unter „Template & Tab“ einen neuen Tab „Notizen“ hinzufügen. Sie können entweder die gesamte Datenschutzerklärung oder einen Link auf die Erklärung auf Ihrer Website einfügen.
  3. Als fixierten Facebook-Beitrag. Sie können auch einfach einen Beitrag bei Facebook mit dem Titel „Datenschutzerklärung“ erstellen, den Sie dann „oben auf der Seite fixieren“ (Klick auf drei Punkte oben rechts über dem Beitrag).

Wichtig: Die Datenschutzerklärung muss einen Passus zu Facebook enthalten.

Übrigens: Mit Facebook können Sie einen Vertrag abschließen, das „Page Controller Addendum“. Das hat Facebook in Reaktion auf das EuGH-Urteil bereitgestellt. Damit gehen Sie auf Nummer Sicher.

https://www.facebook.com/business/news/updates-for-page-admins-in-the-eu-and-the-eea
https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum#

Vergessen Sie nicht, diese in der Datenschutzerklärung für Facebook zu erwähnen.

Brauche ich eine Datenschutzerklärung in Englisch/anderen Sprachen?

Die Datenschutzerklärung ist Pflicht, wenn Sie eine Homepage betreiben. Was reingehört, wo Sie sie einbinden müssen, wie sie aussehen muss – das wissen Sie jetzt. Doch wie ist mit der Sprache? Recht eine Datenschutzerklärung in deutscher Sprache? Oder ist auch die Datenschutzerklärung in englischer oder anderer Sprache erforderlich? Lesen Sie, wann die Datenschutzerklärung in mehrere Sprachen Pflicht ist, und wann sie Kür ist.

Muss ich eine Datenschutzerklärung in englischer Sprache erstellen?

Wenn Sie in Deutschland eine Homepage haben, wird diese in der Regel in deutscher Sprache betrieben sein. Dann müssen Sie selbstverständlich auch eine deutsche Datenschutzerklärung aufsetzen. Denn die DSGVO verpflichtet Betreiber einer Website, eine Datenschutzerklärung in der jeweiligen Landessprache vorzuhalten.

Anders sieht das aus, wenn Sie potenziell auch englischsprachige Nutzer und Kunden haben. Dafür kann er verschiedene Anhaltspunkte geben.

Beispiele:

  • Ihre Webseite ist auf deutsch und englisch abrufbar, weil Sie Informationen auch für internationale Leser anbieten (z.B. Angebote für Touristen)
  • Die Telefonnummer auf Ihrer Homepage haben Sie mit internationaler Vorwahl angegeben
  • Sie liefern Ihre Ware ins englischsprachige Ausland (Online-Shop)
  • Sie bieten Dienstleistungen an, die sich zum großen Teil an englischsprachige Nutzer richtet (z.B. Reiseanbieter)

In diesen Fällen sollten Sie Ihre Datenschutzerklärung in die englische Sprache übersetzen. Denn andernfalls haben Ihre englischsprachigen Nutzer nicht die Möglichkeit, die Datenschutzhinweise zu verstehen. Es ist aber Sinn und Zweck des Datenschutzes, sie auf verständliche Art und Weise darüber aufzuklären, wer was zu welchem Zweck mit ihren Daten macht.

Wie muss die Datenschutzerklärung in englischer Sprache aussehen?

Sie bieten Ihre Website in Deutschland an. Dann bleibt es auch dabei, dass Sie sich an die deutschen und europäischen Vorgaben im Datenschutz halten müssen. Es gilt also: Sie müssen Ihre deutsche Datenschutzerklärung nach deutscher Vorlage 1zu1 ins Englische übersetzen – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Wenn Sie nicht gerade mit den englischen Fachtermini des Datenschutzrechts vertraut sind, sollten Sie die Übersetzung in die englische Sprache am besten einem Profi überlassen. Denn auch wenn Sie hier Fehler machen, drohen Ihnen Abmahnungen. Schließlich würden Sie das Gebot der Verständlichkeit verletzen.

Was kann mir passieren, wenn ich die Datenschutzerklärung nicht in englischer Sprache anbiete?

Richtet sich Ihre Homepage auch an englischsprachige Nutzer, bieten Sie jedoch keine Datenschutzerklärung in englischer Sprache an, kommen Sie Ihrer Informationspflicht nicht nach. Es drohen Ihnen Abmahnungen vom Rechtsanwalt. Denn damit verstoßen Sie gegen geltendes Wettbewerbsrecht. Achtung: Im schlimmsten Fall müssen Sie sogar Bußgelder bezahlen.